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金蝶精斗云购货管理操作手册

购货管理常见流程操作


(一)购货订单与购货单的区别

1、用户根据企业的商品采购需求,编制<购货订单>,购货订单只是采购计划,不影响实际库存数量。<购货订单>在整个采购业务系统中是一个可选流程,但采购订单同时也是一个重要的流程,可以快速、有效地跟踪订单业务的执行情况。

2、当所采购商品到达仓库时,可以根据<购货订单>生成<购货单>,如果是现金采购则将相应的付款金额填写到购货单的“本次付款”,如果是赊购则不需要在购货单中填写“本次付款”,在实际付款时录入“付款单”。

3、<购货订单>在整个采购业务系统中是一个可选流程,可以不录入购货订单,直接在购货入库时录入<购货单〉,但<购货订单》同时也是一个重要的流程,可以快速、有效地跟踪订单业务的执行情况,比如订单是否己审核,货物分批入库状态等。连、只有云进销存标准版提供<购货订单>流程,基础版不提供


(二)购货订单→购货单→付款

1、当企业内部管理需要有<购货订单>流程时,在制定采购计划或签定采购合同后,填写“购货订单”;若系统启用了审核,则订单需要审核后才生效。

2、按订单采购的货物到达仓库后,在订单界面点击“生成购货单”,根据实际到货数量修改购货单中的数量,购货单保存或审核(若启用了审核)后,仓库库存数量增加。

3、若购货时已同时付款,在购货单界面填写“本次付款”及结算账户;若未付款,不需填写这两个字段,购货金额计入“应付账款”,在以后实际付款日,填写“付款单”,并选择对应的购货单进行核销应付账款。

4、当购货订单无需后续处理了,可以在点击<购货订单>后面的<查询>,进入<购货订单记录>点击“关闭”按钮。


(三)以销定购流程

有一些企业不事先采购货物存放在仓库,而是根据接收到的销售订单,来制定采购计划,采购入库后再给客户发货:采用以销定购流程,可以帮助企业降低库存成本,以销定购流程:录入销货订单—一在以销定购看板中,可以看到该订单中商品的需求量

生成购货订单——购货入库——销货出库

以销定购的销货订单出库扣减库存规则:

在以销定购前出库的,扣减库存余额数量:在以销定购之后出库的,先扣减已采购的数量,再扣减库存余额数量

以销定购的待采购数量计算规则:

待采购数量=以销定购前订单未出库数量以销定购数量:

待采购数量不能大于订单未出库数量,若按以上公式计算出的待采购数量大于订单未出库数量,则取未出库数量


举例1:

1,若销售订单A数量为10,直接通过看板进行采购,则待采购数量为10:

2,若销售订单A采购4后,待采购数量为(104=6)

3,若销售订单A采购后,又生成销货单出库1,则出库的1个商品,视为将采购回的商品进行销售,则待采购数量仍为(10-4=6)

4,若销售订单A继续出库5,视为将采购回的商品先出库完(4-1=3)个,在将库存商品出库2个,此时订单未出库数量为4,则待采购数量为4


(四)智能补货

智能补货是通过统计系统中所有商品的缺货情况,选择缺货商品直接生成采购订单,帮助用户及时查询缺货商品和对这些商品进行采购补货。

1、【购货】→【智能补货】,系统展示商品的销售在订量、库存余额等数据,并根据公式计算“建议采购量”;

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2、用户可根据业务需要,自定义设置计算公式

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3、勾选需要补货的商品,点击“生成购货订单”,同一补货订单的商品须属于同一个供应商。


(五)购货类单据录入通用说明


表头信息

供应商

购货类单据中,供应商字段为必录项:点击供应商字段框的…,打开供应商选择框,选择需要填入的供应商:也可以直接录入供应商编号或名称进行模糊搜索:供应商资料需要先在“资料—一供应商管理”中维护好,若需要输入不存在的供应商,在模糊搜索下拉选项最下方,点击“新增供应商”,也可以即时增加供应商信息被禁用的供应商不能被选择到


单据日期

单据日期为必录项,默认为当天日期,可以修改为其他日期。若是修改单据日期为当天以后日期,在保存单据时会提示是否保存。若修改单据日期为系统启用日期或结账日期之前,单据不允许保存。


单据编号

单据编号为必录项,系统自动生成,且不能修改。(将提供单据编码规则自定义和手工录入编号)


表体信息:

商品

购货类单据中,商品字段为必录项:点击商品字段框的“选择”,打开商品选择框,选择需要填入的商品(可一次选择多个商品)也可以直接录入商品编号、名称、规格型号进行模糊搜索:商品资料需要先在“资料—一商品管理”中维护好,若需要输入不存在的商品,在模糊搜索下拉选项最下方,点击“新增商品”,也可以即时增加商品信息。

被禁用的商品不能被选择到。


商品条码

条码字段为商品的辅助字段。在商品资料中,若没有填写该商品的条码,则不显示且不能输入:若某商品设置了条码,则携带出该条码,且不能修改:


属性

属性字段为商品的辅助字段。若该商品启用的辅助属性管理,需要在商品资料中,录入该商品的辅助属性值,在单据的一条分录中,选择商品后,必须且只能选择一个辅助属性值。若商品没有启用辅助属性管理,该字段不能录入


单位

单位字段为商品的辅助字段。在商品资料中,若没有填写该商品的单位,则不显示且不能输入:若某商品设置了单计量单位,则携带出该单位,且不能修改:若某商品设置了多计量单位组,会携带出单位组,可选择为单位组中的任意一个单位。


仓库

仓库为必录项。需要先在“资料——仓库管理”中维护好。


数量

数量为必录项,且只能为正数:根据系统参数中设置的小数位数显示。


购货单价

为不含税单价:根据系统参数中设置的小数位数显示。若系统参数中,设置了商品中的预设价格为不含税价格,则在选择商品后,商品资料中录入的预计采购价,被携带入该字段。


含税单价

为含税单价:根据系统参数中设置的小数位数显示。若系统参数中,设置了商品中的预设价格为含税价格,则在选择商品后,商品资料中录入的预计采购价,被携带入该字段。


折扣率

商品打折的折扣率,用来计算折扣额。若本张单据中所有商品均为相同的折扣,可点击列头的“批量”一次性填充


折扣额

数量*购货单价·折扣率=折扣额:该折扣为商品打折,不计入采购


金额

该金额为不含税购货金额:=数量*购货单价折扣额


税率

自动携带出供应商资料中录入的税率


税额

金额*税率。根据不含税购货金额和税率计算出税额


价税合计

购货金额+税额


备注

手工录入。


关联销货订单号

仅购货订单中有该列。若购货订单是由以销定购看板生成的,则自动填入对应的销货订单号。不能修改。


表尾信息

优惠率

手工输入,用来计算付款优惠


付款优惠

优惠金额通常用来处理付款抹零,不减少采购成本


优惠后金额

=价税合计-付款优惠。为实际需要支付的购货款


本次付款

在购货时支付的货款:

在系统参数中开启“自动填充结算金额”后,该字段自动填入“优惠后金额”的值:建议同时设置一个默认结算账户,在现购时,就不需要手工录入这两个字段


结算账户

货款从现金或银行账户支付:若填写了本次付款,则必须选择结算账户。在“资料一—账户管理”录入本公司的常用账户。


本次欠款

本次购货未支付的货款。=优惠后金额本次付款


采购费用

记录购货过程中发生的费用,比如运费,搬运费等:可选择是否分摊入商品采购成本;此处只用于记录,可在“采购费用清单”查看,并支付。


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(六)购货类单据操作通用说明

工具栏

保存并新增保存当前单据,同时更新为一张新的单据界面:


保存

保存当前单据,并保持为当前单据界面。


复制

复制当前单据的内容,产生一张新的单据


删除

在单据记录中,可点击操作列的“删除”图标,删除某张单据:也可以勾选一张或多张单据,点击工具栏的“删除”进行批量删除


打印

在单据编辑界面,单据保存后,“打印”按钮显示出来:可打印单张单据

在单据记录中,勾选单据后,点击“打印”,可批量打印

在打印选择框,可选择PDF打印或套打打印两种方式:PDF打印为固定格式,不能修改:套打打印可选择预设的模版进行打印,若对模版有其他需求,可申请打印设计服务

单据记录中的“打印次数”列,记录某张单据被打印次数:在打印选择框中,点击一次打印按钮,则记录为打印了一次。


审核反审核

若系统参数一一功能参数中启用了审核,才会出现审核、反审核按钮

购货订单审核后,才能生成购货单

购货单审核后,数据才会生效,商品库存数量、资金、应付账款等数据才会相应发生变化

单据审核后不能修改,若需要修改,请点击“反审核”

若本单据有其他关联单据,比如订单已生成购货单,购货单己在付款单中被核销等等,则不能反审核单据。


导入导出

将单据数据导出到Excel表格

点导入,下载导入模版,可在模版中填好数据后,一次性导入多张单据。在导入前,请先仔细阅读导入说明。


导出sn

若本单据中,有商品是进行序列号管理的,则在数量字段,必须录入同等个数的序列号。可以将本单据中所有序列号导出到 excel表格。


插入分录

在表体操作区点+为在本条分录的上方插入一条分录:在最后一条分录的最后一个可编辑输入框按 ENTER,在最后增加一条分录。


删除分录

在表体操作区点删除图标,将本条分录删除:

前单后单查询从单据记录中打开一张单据,可以看到向左向右的两个小三角图标,点击切换到上一张单据或下一张单据

扫描枪录入若商品管理中己维护了商品条码,点击该按钮切换到条码输入模式,扫描条码录入商品。

列设置可以设置表格列的隐藏和显示


历史单据

可以点击查看之前录入过的单据


操作日志

记录本张单据的首次录制时间,录单人,审核时间,审核人,最后次修改时间,最后一次修改人。



(七)购货类报表

操作说明:

查询

点“查询“按条件把查询结果显示在下面列表中

联查

单击某行,可打开下级报表或单据:

打印

查询出的数据清单打印

导出

查询出的数据清单导出到 EXCEL表格



采购订单跟踪表

仅标准版提供订单跟踪表。实时跟踪一段时期内所有购货订单的详细信息,可选择全部供应商、商品和三种订单入库状态进行统计,也可挑选部分供应商、商品、状态进行统计。

报表展示格式提供按商品排列和按单据排列两种按商品排列指不同订单中的相同商品的分录排在一起,按单据排列指一张单据中的所有分录排在一起

采购订单跟踪表中,商品信息,订单日期,订单编号,供应商,预计交货日期,数量,单价,采购额直接取订单中的信息:状态为每条分录数量的入库状态:未入库数量和未入库金额未订单中的数量和金额减去已生成购货单的数量和金额:最后入库日期为订单最后一次生成的购货单的日期


查询条件及界面:

A.供应商、商品、状态如果空表示查找所有供应商、商品、状态,可分别打开各选择框进行勾选:

B订单日期、预计交货日期范围可以任意调整

C.可选择部分供应商、商品、状态进行组合查询

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采购明细表

统计一段时期内商品的采购明细情况,可选择全部供应商、商品、仓库进行统计,也可挑选部分供应商、商品、仓库进行统计。

报表展示按单据日期正序排列,同一张单据中的分录顺序与单据界面分录一致。采购明细表中的列头字段的取值,均直接取购货单中对应列的值。单价为单据中的“不含税单价”。

查询条件及界面:

A.供应商、商品、仓库如果空表示査找所有供应商、商品、仓库,可分别打开各选择框进行勾选

B.日期范围可以任意调整

C可选择部分供应商,商品,仓库进行组合查询


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采购汇总表(按商品)

统计一段时期内对某商品进行采购的汇总数,可选择全部供应商、商品、仓库进行统计,也可挑选部分供应商、商品、仓库进行统计。

报表展示按商品编号正序排序。采购汇总表中的列头字段的取值,均直接取购货单中同一商品分录对应列的值的合计。单价为汇总表中的“采购金额÷基本数量”。

查询条件及界面:

A供应商、商品、仓库如果空表示查找所有供应商、商品、仓库,可分别打开各选择框进行勾选

B.日期范围可以任意调整

C可选择部分供应商,商品,仓库进行组合查询

D.当账套启用了辅助属性管理时,查询条件增加“显示辅助属性”,勾选后管理辅助属性的商品,会同时显示商品及各属性的采购汇总数据。


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采购汇总表(按供应商)

统计一段时期内向某供应商进行采购的汇总数,可选择全部供应商、商品、仓库进行统计,也可挑选部分供应商、商品、仓库进行统计。

报表展示按商品编号正序排序。采购汇总表中的列头字段的取值,均直接取购货单中同一商品分录对应列的值的合计。单价为汇总表中的“采购金额÷基本数量”。

查询条件及界面:

A供应商、商品、仓库如果空表示査找所有供应商、商品、仓库,可分别打开各选择框进行勾选:

B.日期范围可以任意调整

C可选择部分供应商,商品,仓库进行组合查询


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采购付款一览表

统计一段时期内产生的采购单据的付款跟踪记录。

报表展示按供应商编号正序排序,同一供应商的采购单按单据日期排序报表中的采购金额,优惠金额,优惠后金额,本次付款直接取采购单中对应字段的数值

若有付款单或核销单对该采购单核销应付款,则本次付款为这张付款单或核销单中对该采购单核销的金额:应付款余额为这张采购单总应付金额被付款或被核销后余额


查询条件及界面:

A供应商如果空表示查找所有供应商

B.日期范围可以任意调整:

C.可选择部分供应商,或直接输入采购单号查询

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